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    • 1. Was ist ein Hinweisgebersystem?

      Für oncampus ist der langfristige Unternehmenserfolg untrennbar mit der Unternehmenskultur und dem Wertebewusstsein verbunden. Die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen ist daher eine selbstverständliche Verpflichtung.

      Zur Sicherstellung der Einhaltung dieser Verpflichtung ermutigen wir Mitarbeitende und auch externe Personen potenzielle Verstöße, insbesondere zur Vermeidung folgender Themen, zu melden:

      • Bestechung, Korruption und Schmiergelder
      • Unterschlagung, Veruntreuung und Diebstahl
      • Interessenkonflikte
      • Geldwäscheverdachtsmomente
      • Sexuelle Belästigung, körperliche oder psychische Gewalt, Diskriminierung
      • Verstöße gegen Menschenrechte, Arbeits- und Sozialstandards
      • Verstöße gegen umweltbezogene Pflichten
      • Verstöße gegen Datenschutz und IT-Sicherheit

      Wir wollen Risiken frühzeitig erkennen und proaktiv vermeiden. Ein Hinweisgebersystem ist dabei ein unterstützendes Instrument, über das Hinweise auf Risiken und Fehlverhalten gegeben und untersucht werden können.

      Das Hinweisgebersystem von oncampus bietet die Möglichkeit, auf mögliche Risiken und Fehlverhalten bei oncampus, bei unseren Geschäftspartnern oder bei Unternehmen, die in sonstiger Weise mit uns verbunden sind, hinzuweisen. Es steht für Meldungen zur Verfügung, wenn im beruflichen Kontext Informationen oder begründete Verdachtsmomente über tatsächliche oder potenzielle Verstöße erlangt wurden. Dabei muss der Hinweisgeber nach bestem Wissen und Gewissen davon ausgehen können, dass die Informationen der Wahrheit entsprechen. Wenn die Meldung die Offenlegung eines Geschäftsgeheimnisses beinhaltet, ist zusätzlich erforderlich, dass der Hinweisgeber tatsächlich Grund zu der Annahme hat, dass die Offenlegung zur Aufdeckung des Verstoßes erforderlich ist. Eingehenden Hinweisen gehen wir systematisch nach und leiten gegebenenfalls geeignete Folgemaßnahmen ein.

      1.1 Was passiert bei Missbrauch des Hinweisgebersystems?

      Hinweisgeber unterliegen einem besonderen Schutz (siehe 1.3). Damit einher geht auch eine besondere Verantwortung. Denn die von Ihnen gemeldeten Informationen können die Einleitung interner und behördlicher Untersuchungsverfahren und weiterer Folgen nach sich ziehen. Übermitteln Sie uns daher nur Informationen, bei denen Sie nach bestem Wissen und Gewissen davon ausgehen können, dass sie auch zutreffen. Wenn Sie vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche oder irreführende Informationen über Verstöße weitergeben, müssen Sie mit haftungs- und arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen. Das wissentliche Verbreiten von falschen Informationen kann auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

      1.2 Wie kann ein Hinweis gemeldet werden und wer bearbeitet ihn?

      Sie können dieses Kontaktformular nutzen:

      Sie können eine anonyme Meldung abgeben, indem Sie die Felder für Name und E-Mail frei lassen. Wenn Sie eine Rückmeldung wünschen, müssen Sie Kontaktdaten angeben, damit wir Sie kontaktieren können. Ihre Meldung wird in jedem Fall vertraulich behandelt.

    • Eingehende Hinweise und Fragen werden von dem Compliance-Team bei oncampus bearbeitet. Eine Meldung kann schriftlich auf Deutsch und Englisch rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr erfolgen. Ein telefonischer oder persönlicher Termin kann vereinbart werden.

      Meldung per Post

      oncampus GmbH
      Compliance Team
      Mönkhofer Weg 236
      23562 Lübeck

      Das oncampus Compliance-Team ist zur Verschwiegenheit über die Identität der Hinweisgeber und aller in den Hinweisen genannten Personen verpflichtet. Es handelt bei der Bearbeitung eines Hinweises stets diskret, weisungsfrei und unparteiisch, um eine unabhängige Aufgabenerfüllung im Rahmen des Hinweisgebersystems zu gewährleisten.

      Bei Bedarf können weitere Personen mit der internen Aufklärung betraut werden. Für alle Hinweisgeber gelten die vorstehenden Grundsätze entsprechend. Ist eine der aufklärenden Personen, z.B. ein Mitglied des Compliance-Teams, in das tatsächliche oder mögliche Fehlverhalten involviert, sollte der Hinweisgeber einen Meldeweg wählen, der auch in diesem Fall die Vertraulichkeit gewährleistet.

      Darüber hinaus können Hinweise auch an eine externe Meldestelle gegeben werden.

      Meldung an externe Meldestelle

      Hinweisgebende Personen haben auch die Möglichkeit einen Verstoß im Rahmen der beruflichen Tätigkeit bei der Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz zu melden.

      1.3 Wie wird der Hinweisgeber geschützt?

      Hinweisgeber, die einen Hinweis im Rahmen der EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie bzw. der nationalen Umsetzungsgesetze melden, sind nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen vor Benachteiligungen geschützt, wenn sie zum Zeitpunkt der Meldung tatsächlich Grund zu der Annahme hatten, dass die von ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. Hinweisgebern, die andere Compliance-relevante Sachverhalte melden, gewährt oncampus den gleichen Schutz, soweit dies möglich ist. Der Hinweisgeberschutz gilt auch für Personen, die den Hinweisgeber bei der Meldung unterstützen.

      Der Inhalt des Hinweises wird vertraulich behandelt und grundsätzlich nur im erforderlichen Umfang den aufklärenden Personen zur Verfügung gestellt.

      Die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern, von Personen, die eine Meldung unterstützen, und von Personen, die in einer Meldung genannt werden, ist von den aufklärenden Personen zu wahren. Es gelten die gesetzlichen Ausnahmen, z.B. bei vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtigen Meldungen oder bei Auskunftsersuchen von Strafverfolgungsbehörden.

      Der Hinweisgeber ist vor Benachteiligungen geschützt, insbesondere vor Diskriminierung, Umsetzung, Verweigerung der Beförderung oder negativer Leistungsbeurteilung, Suspendierung, Entlassung oder ähnlichem Verhalten gegenüber dem Hinweisgeber aufgrund der Meldung. Diese und andere Benachteiligungen sind verboten. Bereits die Androhung oder der Versuch sind verboten.

      Die Benachteiligung von Hinweisgebern, die Verhinderung von Meldungen oder die Verletzung der zugesagten Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern werden nicht geduldet und sanktioniert. Die Sanktionen richten sich nach dem Einzelfall und sind angemessen und verhältnismäßig, um eine Wiederholung auszuschließen. Soweit ein Hinweisgeber nach Abgabe eines Hinweises im beruflichen Umfeld benachteiligt wird, hat die Person, der die Benachteiligung vorgeworfen wird, zu beweisen, dass die behauptete Benachteiligung in keinem Zusammenhang mit der abgegebenen Meldung steht. Diesen Schutz nach der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern gewährt oncampus, soweit möglich, auch außerhalb dieser Richtlinie im Zusammenhang mit den eingangs aufgeführten Compliance-relevanten Themen.

      1.4 Was passiert nach Meldung eines Hinweises?

      Innerhalb von 7 Tagen nach Eingang des Hinweises wird dem Hinweisgeber der Eingang seines Hinweises bestätigt, es sei denn, dies ist aufgrund der Anonymität nicht möglich.

      Im ersten Schritt wird eine Stichhaltigkeitsprüfung durchgeführt. Hierbei wird inhaltlich eine ergebnisoffene Überprüfung des Sachverhalts auf Plausibilität vorgenommen.

      Wird der Sachverhalt als plausibel eingestuft, schließt sich eine vertiefte Sachverhaltsaufklärung an, um die Stichhaltigkeit der Meldung zu überprüfen. Dabei kann der Hinweisgeber gegebenenfalls um weitere Informationen gebeten werden. Die Sachverhaltsaufklärung soll in der Regel innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung abgeschlossen sein.

      Bestätigt sich der Hinweis im Zuge der Sachverhaltsaufklärung, werden geeignete Maßnahmen zur Beseitigung des festgestellten Fehlverhaltens und/oder ggf. zur Vermeidung entsprechender Risiken eingeleitet.

      Sofern interne Ermittlungen oder die Rechte von Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden, erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung, die die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen sowie eine Begründung enthält. Dies gilt nicht, wenn eine Rückmeldung aufgrund der Anonymität nicht möglich ist.

      1.5 Plausibilitätsprüfung

      Im Rahmen der Plausibilitätsprüfung prüft die aufklärende Person ergebnisoffen, ob der im Hinweis geschilderte Sachverhalt nachvollziehbar, möglich und nach erster Durchsicht überzeugend ist.

      Ist der geschilderte Sachverhalt nach erster Prüfung nicht nachvollziehbar, rechtlich oder tatsächlich nicht möglich oder aus einem anderen Grund nicht überzeugend, gilt der Sachverhalt als nicht plausibel. In diesem Fall werden keine weiteren Schritte zur Aufklärung des Sachverhalts unternommen. Der Hinweisgeber erhält eine entsprechende Rückmeldung, es sei denn, dies ist aufgrund der Anonymität nicht möglich.

      Ist der geschilderte Sachverhalt nach erster Prüfung plausibel, werden weitere Schritte zur Aufklärung des Sachverhalts eingeleitet.

      1.6 Sachverhaltsaufklärung und Stichhaltigkeitsprüfung

      Eine Sachverhaltsaufklärung findet immer dann statt, wenn der im Hinweis geschilderte Sachverhalt als plausibel eingestuft wird. Sie beruht auf den Grundsätzen der Ergebnisoffenheit, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit. Für Verdächtigte gilt bis zum Beweis des Gegenteils die Unschuldsvermutung.

      Das Vorgehen bei der Sachverhaltsaufklärung ist unabhängig vom verwendeten Meldekanal grundsätzlich gleich strukturiert. Der Verdacht bzw. der Verstoß wird in einer ersten vertieften Sachverhaltsaufklärung anhand festgelegter Kriterien (z.B. Schadenshöhe, Verstoß gegen Gesetze/interne/externe Richtlinien, behördliche Ermittlungen, etc. bewertet. Im Rahmen der Bewertung und unter Berücksichtigung der Gesamtumstände wird dann die Art und Weise der Sachverhaltsaufklärung durch die aufklärende Person in Abstimmung mit dem Compliance-Team festgelegt.

      Erweist sich der Hinweis im Zuge der Sachverhaltsaufklärung als unzutreffend oder kann er trotz angemessener Aufklärungsmaßnahmen nicht bestätigt oder als stichhaltig bewertet werden, werden die Aufklärungsmaßnahmen beendet. Der Hinweisgeber erhält eine entsprechende Rückmeldung, es sei denn, dies ist aufgrund der Anonymität nicht möglich.

      1.7 Folgemaßnahmen

      Bestätigt sich der Hinweis im Zuge der Sachverhaltsaufklärung, legt die aufklärende Person in Abstimmung mit dem Compliance-Team Folgemaßnahmen fest und sorgt für deren Umsetzung.

      Besteht das Risiko eines erneuten Fehlverhaltens der verdächtigten Person oder anderer Personen, werden geeignete Präventionsmaßnahmen festgelegt, um ein solches Fehlverhalten zu verhindern. Präventivmaßnahmen können beispielsweise Schulungen oder Prozessanpassungen sein.

      Bei drohendem oder bereits eingetretenem Fehlverhalten werden unverzüglich Korrekturmaßnahmen zur Verhinderung, Beendigung oder Minimierung des Ausmaßes des Verstoßes festgelegt und umgesetzt. Abhilfemaßnahmen können beispielsweise die sofortige Einstellung bestimmter unternehmensinterner Prozesse oder Personalmaßnahmen sein.

      1.8 Wie ist der zeitliche Ablauf und wann erhalte ich eine Rückmeldung?

      Die Sachverhaltsaufklärung erfolgt so schnell, wie dies unter Berücksichtigung der Gesamtumstände möglich ist.

      In der Regel erfolgt die Sachverhaltsaufklärung innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung.

      Die für die Sachverhaltsaufklärung zuständige Person gibt dem Hinweisgeber spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs eine Rückmeldung, sofern dadurch nicht interne Ermittlungen oder die Rechte von Personen, die Gegenstand des Hinweises sind oder in dem Hinweis genannt werden, beeinträchtigt werden. Die Rückmeldung enthält das Ergebnis der Stichhaltigkeitsprüfung und die gegebenenfalls getroffenen und geplanten Folgemaßnahmen sowie eine Begründung. Dies gilt nicht, wenn eine Rückmeldung aufgrund der Anonymität nicht möglich ist.

      2. Datenschutzhinweis

      Informationen gemäß Art. 13 und 14 DSGVO zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Hinweisgebersystems verarbeitet werden:

      Verantwortlich

      oncampus GmbH
      Mönkhofer Weg 239
      23562 Lübeck

      Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

      oncampus GmbH
      - Datenschutzbeauftragter -
      Mönkhofer Weg 239
      23556 Lübeck
      Telefon: +49 451 160818 17
      E-Mail: datenschutz@oncampus.de

      Datenerhebung, Quelle der Daten

      Die Datenerhebung erfolgt durch den Hinweisgeber. Dieser kann personenbezogene Daten zu seiner oder anderen Personen mitteilen.

      Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

      Die vom Hinweisgeber mitgeteilten personenbezogenen Daten werden im Rahmen der mit der Meldung verbundenen Prüf- und Aufklärungstätigkeiten verarbeitet. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die personenbezogenen Daten gelöscht. Oncampus ist gesetzlich verpflichtet, ein Hinweisgebersystem zu betreiben. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist daher Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

      Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

      Die personenbezogenen Daten werden in Fallakten des oncampus Compliance Teams gespeichert. Die Dokumentation wird für drei Jahre gespeichert und danach gelöscht. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Fall abgeschlossen wurde.

      Betroffenenrechte

      Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte nach Art. 15 bis 22 EU-DSGVO zu: Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit.

      Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten oder die verantwortliche Stelle. Sie haben das Recht, sich an die Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

      Zuständige Aufsichtsbehörde für die Verantwortliche ist
      Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
      Holstenstraße 98
      24103 Kiel
      Telefon: 04 31/988-12 00
      E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

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